AIDA
Lo
Statuto
Versione approvata dall'Assemblea dei soci il 15 marzo 2002.
STATUTO
TITOLO I
(Denominazione e finalità)
ART. 1
(Denominazione e finalità)
L'Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata (d’ora
in avanti Aida), costituita a Roma il 12/4/1983 presso l'Istituto di Studi
e Ricerche sulla Documentazione Scientifica del CNR, ha sede in Roma in
via dei Tizii n.6b presso il Consorzio per le Applicazioni del Supercalcolo
per Università e Ricerca (CASPUR), non persegue fini di lucro e
si propone le seguenti finalità:
a) concorrere, con altre istituzioni alla definizione,
alla conoscenza e allo sviluppo della scienza della documentazione e dell’informazione,
come aree culturali specifiche per l’esercizio e lo svolgimento della pratica
documentaria e informativa;
b) affermare la professione del documentalista intesa
come un’attività ad elevato contenuto specialistico, avente come
oggetto la trasformazione o la riduzione del documento a unità informative,
la creazione dei linguaggi documentari, l’archiviazione, il ritrovamento
e la circolazione delle informazioni.
ART. 2
(Compiti ed Attività)
Per conseguire le finalità di cui al precedente articolo,
l’Aida intende:
a) associare a livello nazionale ed internazionale, persone
ed enti che operano nel campo della documentazione e della gestione delle
informazioni;
b) promuovere studi, ricerche ed applicazioni nel campo
di cui all’art. 1 punto a);
c) sviluppare e diffondere la conoscenza dei linguaggi
documentari e dei sistemi informativi;
d) promuovere la formazione dei lessici documentari e
dei thesauri generali e speciali;
e) favorire l’istituzione e la concessione di borse di
studio e di altre forme di agevolazioni presso le istituzioni e le scuole
italiane e straniere al fine di sviluppare studi e ricerche nei settori
di cui al citato art. 1 punto a);
f) promuovere attività per favorire l’utenza e
l’utilizzazione più adeguata dei servizi di documentazione ed informazioni;
g) fornire supporto o consulenza in materia di metodologia
e tecnica documentaria, organizzazione e gestione dei centri di documentazione
e di informazione nel rispetto delle finalità statutarie;
h) promuovere e curare pubblicazioni di materiali a stampa
o su altri supporti per lo studio, la ricerca e l’applicazione nei settori
di cui all’art. 1 punto a);
i) promuovere ed organizzare congressi, convegni ed ogni
altra forma di vita associativa;
l) collaborare con associazioni affini.
ART. 3
(Durata)
L’Aida dura sino a quando l’Assemblea dei soci ne deliberi
lo scioglimento con maggioranza assoluta degli aventi diritto al voto.
ART. 4
(Patrimonio)
Il patrimonio dell’Aida è costituto da beni mobili
ed immobili che diverranno di sua proprietà e da eventuali fondi
di riserva costituiti con l’eccedenza di bilancio.
Le entrate sono costituite:
a) dalle quote associative annuali versate dai soci;
b) dai proventi delle pubblicazione e dalle attività
dell’Associazione;
c) da sovvenzioni, elargizioni, donazioni e lasciti a
suo favore;
d) contributi derivanti da cessione dell’annuario e spazi
sulla pubblicazione;
e) ogni altra entrata che concorra ad incrementare l’attivo
sociale.
All’Associazione è vietato distribuire, anche
in modo indiretto, utili o avanzi di gestione comunque denominati nonché
fondi, riserve o capitale durante la vita dell’Associazione stessa, salvo
che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla Legge.
TITOLO II
(Membri dell'Associazione)
ART. 5
(Qualità dei soci)
L’Aida comprende le seguenti categorie di soci: soci fondatori,
soci onorari, soci collettivi, soci ordinari, soci sostenitori.
Tale distinazione non modifica in alcun modo la disciplina
uniforme del rapporto associativo e delle modalità associative volte
a garantire l’effettività del rapporto medesimo, ed è espressamente
esclusa la temporaneità della partecipazione alla vita associativa.
a) Sono soci fondatori coloro che hanno partecipato
all’atto costitutivo dell’Associazione;
b) possono essere soci ordinari le persone fisiche
che svolgono studi o attività professionale nei settori della scienza
e della documentazione e dell’informazione;
c) possono essere soci collettivi tutti gli enti
pubblici o privati all’interno di quali si svolga attività documentaria
di produzione e di gestione delle informazioni. Gli enti che divengono
soci collettivi sono rappresentati nell’Aida mediante specifica delega
ad una persona fisica che svolga attività documentaria nello stesso
ente;
d) possono essere soci onorari le persone fisiche
che, per loro rilevanza culturale, politica o scientifica, hanno contribuito
in modo determinante alle finalità dell’Associazione o, in genere,
allo sviluppo di una politica o cultura della documentazione in Italia;
e) sono soci sostenitori coloro che, inoccupati,
condividono le finalità generali dell'Aida e sono interessati a
seguirne le attività anche in vista di una futura qualificazione
professionale.
ART. 6
(Ammissione dei soci)
La richiesta di ammissione di socio ordinario, collettivo,
sostenitore deve essere presentata al Presidente dell’Aida secondo le norme
stabilite dal Regolamento. Le richieste
di ammissione sono approvate su delibera del Consiglio Direttivo.
La qualifica di socio onorario è proposta dal
Presidente, deliberata dal Consiglio Direttivo ed approvata dall’Assemblea
dei Soci a maggioranza semplice.
ART. 7
(Quote associative)
I soci fondatori, ordinari, collettivi, sostenitori sono
tenuti a versare la quota associativa annuale nella misura stabilita dal
Consiglio Direttivo ed approvata dall’Assemblea dei Soci a maggioranza
semplice.
La quota associativa è intrasmissibile e non rivalutabile,
ad eccezione dei trasferimenti a causa di morte.
ART. 8
(Diritti e Doveri dei soci)
Tutti i soci sono tenuti ad osservare il presente Statuto
e le norme stabilite dal Regolamento dell’Aida
e le altre disposizioni emanate dagli organi dell’Associazione, ed hanno
il diritto di voto per l’approvazione e le modificazioni dello Statuto
e dei Regolamenti e per la nomina degli organi direttivi dell’Associazione.
a) Tutti i soci, in regola con il versamento delle quote
associative, hanno diritto a partecipare a tutte le attività e manifestazioni
organizzate dall’Aida;
b) i soci fondatori, ordinari, collettivi, sostenitori
hanno diritto a partecipare, con diritto di voto singolo di cui all’art.
2532, secondo comma del Codice Civile alle assemblee generali, ordinarie
e straordinarie dei soci;
c) i soci onorari non hanno diritto di voto;
d) tutti i soci possono altresì partecipare in
qualità di osservatori o consulenti alle riunioni del Consiglio
Direttivo se esplicitamente invitati dal Presidente e dal Vicepresidente.
ART. 9
(Cessazione della qualità di socio)
a) La qualità di socio ordinario, collettivo, sostenitore
si perde per dimissioni, decadenza ed esclusione.
b) La qualità di socio fondatore permane in quanto
titolo d’onore, pur cessando in caso di dimissioni ogni diritto dell’associato.
c) Le dimissioni, motivate e presentate al Consiglio
Direttivo almeno tre mesi prima della data di scadenza, sono accolte dal
Consiglio Direttivo a maggioranza semplice.
d) La decadenza è pronunciata dal Consiglio Direttivo
a maggioranza semplice, a seguito di inadempienza nel versamento della
quota di iscrizione o altri eventuali oneri da almeno un anno. Il socio
decaduto avrà diritto a ripresentare domanda d’iscrizione come all’art.
6.
e) L’esclusione è deliberata dall’Assemblea dei
soci, a maggioranza assoluta dei presenti nei seguenti casi:
1) perdita dei requisiti di cui all’art.
5;
2) contravvenzione agli articoli del presente Statuto;
3) comportamento contrario alle finalità e scopi
dell’Associazione.
La delibera di esclusione non è appellabile.
f) I soci che cessano di far parte dell’Associazione
perdono ogni diritto sul patrimonio sociale.
TITOLO III
(Organi dell’Associazione)
ART. 10
(Organi principali)
Sono organi dell’Aida: l’Assemblea Generale dei Soci, il
Presidente, il Vicepresidente, il Consiglio Direttivo, il Segretario-Tesoriere,
il Comitato Esecutivo ed il Collegio dei Revisori dei Conti.
ART. 11
(L’Assemblea dei soci)
L’Assemblea Generale è sovrana ed è formata
da tutti i soci che hanno diritto di voto.
I - Convocazione
a) L’Assemblea dei soci è convocata in seduta
ordinaria dal Presidente almeno una volta all’anno con le modalità
descritte dal Regolamento.
b) L’Assemblea è convocata in seduta straordinaria
su richiesta della maggioranza semplice del Consiglio Direttivo oppure
di almeno un quinto dei soci aventi diritto al voto.
c) L’Assemblea è regolarmente costituita quanto
sono presenti, in prima convocazione, almeno la metà dei soci con
diritto di voto e, in seconda convocazione, quanto sono presenti o rappresentati
almeno venti soci con diritto di voto.
d) Ogni socio avente diritto al voto può delegare
per iscritto un altro socio. Ciascun socio votante non può essere
latore di più di tre deleghe.
e) Le deliberazioni dell’Assemblea sono valide quando
ottengono la maggioranza semplice dei voti validi (presenti più
deleghe), salvo quando venga diversamente specificato dal presente Statuto
(art. 21).
II - Compiti - I compiti dell’Assemblea dei soci sono:
a) la libera elezione delle seguenti cariche sociali:
il Consiglio Direttivo e il Collegio dei Revisori dei Conti con il relativo
Presidenti.
L’elezione degli organi dell’Associazione non può
essere in alcun modo vincolata o limitata ed è informata a criteri
di massima libertà di partecipazione all’elettorato;
b) l’esame e l’approvazione del bilancio preventivo e
consuntivo, completo di un rendiconto economico e finanziario;
c) l’esame e l’approvazione della Relazione Annuale del
Presidente sull’attività dell’Associazione;
d) l’approvazione del Regolamento
e le modifiche dello Statuto;
e) le adesioni di Aida ad associazioni italiane e straniere
proposte dal Consiglio Direttivo;
f) l’esame delle proposte di nomina a soci onorari e
loro approvazione a maggioranza semplice;
g) l’esame della proposta di nomina a Presidente onorario
con approvazione a maggioranza semplice;
h) l’esame della proposta di scioglimento dell’Associazione
presentata dal Consiglio Direttivo e sua approvazione a maggioranza assoluta.
ART. 12
(Il Consiglio Direttivo)
Il Consiglio Direttivo viene eletto dall’Assemblea dei soci,
ai sensi dell’art. 11. II a).
Può essere eletto nel Consiglio Direttivo qualunque
socio ordinario, fondatore o persona fisica delegata da un socio collettivo,
avente diritto al voto. La persona delegata dall’ente è equiparata
al socio ordinario; qualora cessi il rapporto con l’ente che lo ha delegato
può diventare, su richiesta, socio ordinario quando sussistono le
condizioni di cui al comma 5b).
I - Composizione
Il Consiglio Direttivo è composto da sette membri,
che durano in carica per un periodo di tre anni e non sono rinnovabili
per più di tre mandati consecutivi.
Elegge al suo interno, nella prima riunione, il Presidente
dell’Associazione e il Vicepresidente.
Il Consiglio Direttivo deve riunirsi in seduta almeno
tre volte all’anno e comunque ogni volta che venga convocato dal Presidente,
dal Vicepresidente o da almeno tre dei componenti.
Le sedute sono valide quando siano presenti almeno cinque
consiglieri.
Le sedute del Consiglio Direttivo vengono presiedute
dal Presidente, in caso di impedimento dal Vicepresidente o, in caso di
loro assenza o impedimento, da un consigliere delegato dal Presidente.
Le deliberazioni del Consiglio Direttivo sono assunte
a maggioranza semplice dei presenti.
II - Compiti
Il Consiglio Direttivo compie gli atti necessari al conseguimento
delle finalità e degli scopi dell’Associazione, esercitando tutti
i poteri di ordinaria e straordinari amministrazione. A questo fine ha
la facoltà di conferire deleghe al Presidente o ad uno o più
dei suoi membri.
Il Consiglio Direttivo in particolare:
a) è responsabile dell’attuazione delle deliberazioni
assunte dall’Assemblea dei soci;
b) prepara il bilancio preventivo e consuntivo delle
spese da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea dei soci;
c) elabora l’ordine del giorno delle riunioni e la data
della convocazione dell’Assemblea dei soci;
d) delibera sull’ammissione dei soci ordinari e collettivi,
nonché sulla decadenza ed esclusione dei soci;
e) determina l’ammontare delle quote associative annuali;
f) nomina commissioni per lo studio e/o la modifica di
aspetti procedurali e tecnici necessari all’attuazione delle finalità
dell’Associazione;
g) delibera la costituzione dei gruppi e delle sezioni
di lavoro;
h) nomina, su proposta del Presidente, i soci onorari,
salvo ratifica dell’Assemblea;
i) decide sulla nomina dei responsabili delle pubblicazioni
societarie e redige le norme per la collaborazione delle stesse pubblicazioni;
l) il Presidente convoca il Collegio dei Revisori dei
Conti e il Tesoriere prima di ogni Assemblea ordinaria, per la revisione
del bilancio preventivo e consuntivo e dei libri contabili;
m) delibera su ogni operazione che comporti oneri finanziari;
n) ratifica le delibere del Presidente.
ART. 13
(Il Presidente)
Il Presidente è eletto dal Consiglio Direttivo tra
i propri componenti.
a) Ha la rappresentanza legale dell’Aida e ne dirige
e coordina l’attività.
b) Convoca il Consiglio Direttivo e l’Assemblea dei soci
e ne assume la Presidenza durante le loro riunioni.
c) Redige la Relazione annuale sull’attività dell’Associazione.
ART. 14
(Il Vicepresidente)
Il Vicepresidente è eletto dal Consiglio Direttivo
tra i propri componenti.
Sostituisce il Presidente in tutti i suoi compiti in
caso di assenza, di impedimento o quando è, dallo stesso, delegato.
ART. 15
(Il Segretario-Tesoriere)
Il Segretario-Tesoriere viene scelto dal Consiglio direttivo
tra i soci su proposta del Presidente. Resta in carica per lo stesso periodo
del Consiglio Direttivo.
a) Assiste il presidente ed il Vicepresidente nello svolgimento
dei loro compiti.
b) Ha la responsabilità amministrativa dell’Associazione
e compie tutte le attività relative alla gestione dell’Associazione
che non siano espressamente demandate al Presidente e Vicepresidente.
c) Collabora col Presidente e il Consiglio Direttivo
alla preparazione del bilancio preventivo e consuntivo.
d) Cura ed è responsabile della tenuta dei libri
contabili.
e) Segue l’esecuzione delle deliberazioni del Consiglio
Direttivo.
f) Redige il verbale delle sedute del Consiglio Direttivo
e dell’Assemblea dei soci.
g) Offre assistenza ai Gruppi di studio nelle pratiche
di segreteria.
h) Gestisce ed è responsabile dell’archivio dei
soci e degli atti amministrativi dell’Associazione.
i) Cura l’invio tempestivo degli avvisi di convocazione
dell’Assemblea dei soci e del Consiglio Direttivo.
l) Assicura l’invio delle pubblicazioni e degli altri
documenti cui i soci hanno diritto.
m) Riscuote le quote associative e tutte le altre rimesse
a qualsiasi titolo pervenute all’Associazione.
Per assolvere ai suoi compiti, il Segretario-Tesoriere
è affiancato da uno o più aiuti di segreteria che possono
essere reclutati anche al di fuori degli aderenti all’Associazione ed essere
eventualmente retribuiti su decisione del Consiglio Direttivo.
ART. 16
(Il Comitato Esecutivo)
Il Presidente, il Vicepresidente e il Segretario-Tesoriere
compongono il Comitato Esecutivo che attua le linee programmatiche stabilite
dal Consiglio Direttivo.
Conservando l’obbligo di convocare il Consiglio Direttivo
per le delibere, è responsabile esecutivo dei punti a, b, c, d,
e, dell’art. 12 dello Statuto.
È responsabile delle decisioni e attuazioni su
espressa delega da parte del Consiglio Direttivo.
ART. 17
(Il Collegio dei Revisori dei Conti)
Il Collegio dei Revisori dei Conti è composto da tre
membri tra cui il Presidente, che sono eletti dall’Assemblea dei soci insieme
a due revisori supplenti. La carica di Revisore dei Conti è incompatibile
con qualsiasi altro incarico nell’Associazione.
Il Collegio dei Revisori dei Conti vigila sulla regolare
tenuta della contabilità dell’Associazione e attesta la rispondenza
tra il bilancio e le risultanze dei libri e delle scritture contabili
e le disposizioni di Legge, assumendo la corresponsabilità legale
sulla corretta conduzione amministrativa dell’Associazione.
Pertanto il Collegio dei Revisori dei Conti:
1) assiste alle riunioni del Consiglio Direttivo e all’Assemblea
dei soci, in modo particolare ed obbligatoriamente quando si discute il
bilancio consuntivo e preventivo;
2) ha libero accesso ai libri e alle scritture contabili
della Segreteria-Tesoreria ed a tutti i documenti giustificativi delle
spese sostenute;
3) accerta la consistenza di cassa e l’esistenza dei
valori e dei titoli di proprietà sociali, ricevuti dall’Associazione
in pegno, cauzione o custodia;
4) presenta all’Assemblea dei soci una relazione sul
bilancio consuntivo che ha esaminato e controllato.
ART. 18
(Decadenza dalle cariche sociali)
La carica sociale può decadere per perdita della qualità
di socio, come dall’art. 9 di questo Statuto.
Può decadere inoltre per:
1) volontarie dimissioni;
2) mozione di sfiducia deliberata dall’Assemblea dei
soci a maggioranza assoluta;
3) mozione di sfiducia deliberata dalla totalità
del Consiglio Direttivo, salvo il soggetto della mozione;
4) impedimenti a continuare l’incarico.
Nel caso di decadenza verrà nominato come sostituto
il primo nome nella graduatoria dei non eletti per la medesima carica nell’ultima
elezione.
In caso di mancanza o insufficienza di nominativi corrispondenti
a tali requisiti verrà convocata una nuova Assemblea per
la rielezione delle cariche vacanti.
ART. 19
(Esercizio sociale)
L’esercizio sociale si chiude il 31 dicembre di ogni anno.
Il Consiglio Direttivo deve predisporre entro il 31 marzo
il bilancio consuntivo e preventivo completo di un rendiconto economico
e finanziario, che devono essere sottoposti all’approvazione dell’Assemblea
dei soci, unitamente alla propria relazione entro il 30 aprile, salvo particolari
circostanze che ne determinano unoslittamento non superiore ai due mesi
da giustificare con dettagliata motivazione.
I bilanci debbono restare depositati presso la sede dell’Associazione
nei 15 giorni che precedeono l’Assemblea convocata per la loro approvazione,
a disposizione di tutti coloro che abbiano motivato interesse alla loro
lettura.
La richiesta di copie è soddisfatta dall’Associazione
a spese del richiedente.
TITOLO IV
(Gruppi di studio e pubblicazioni societarie)
ART. 20
(Gruppi di studio e Sezioni di lavoro)
L’Aida per il conseguimento delle sue finalità promuove
o propone l’organizzazione di Gruppi di studio finalizzati a svolgere attività
di studio su particolari problemi.
I Gruppi di studio sono istituiti su approvazione del
Consiglio Direttivo.
Essi svolgono compiti e attività di studi, ricerche
e quanto altro si ritenga necessario per la realizzazione di progetti.
Si possono costituire Gruppi di studio anche per compiti
riguardanti attività di supporto o di consulenza ai sensi dell’art.
2 punto g).
I Gruppi di studio ufficialmente istituiti devono dichiarare
il nome del coordinatore, un programma di lavoro e tempi di attuazione,
i nomi dei soci aderenti, eventuali seminari o pubblicazioni, secondo le
modalità previste dal Regolamento.
A giudizio del Consiglio Direttivo può essere
considerata anche l’eventuale attribuzione ai Gruppi di fondi per lo svolgimento
di attività particolari. I Gruppi possono utilizzare gli uffici
della segreteria per aspetti organizzativi che riguardano tutti gli associati.
In particolare aree culturali afferenti le varie branche
della scienza della documentazione in cui siano operanti Gruppi di studio,
l’Associazione può promuovere e organizzare Sezioni di lavoro finalizzate
ad un coordinamento dell’attività.
Ciascuna Sezione è istituita dal Consiglio Direttivo,
tenendo conto delle competenze tecniche e professionali dei soci e delle
finalità dell’Aida, indicate espressamente dall’art.
1 del presente Statuto.
Ogni Sezione di lavoro è presieduta, sentito il
parere dei coordinatori dei Gruppi di studio, da un componente del Consiglio
Direttivo.
ART. 21
(Pubblicazioni societarie)
L’Aida pubblica un organo periodico nonché opere monografiche,
in proprio o in collaborazione con altri enti. Il Consiglio Direttivo nomina
i responsabili delle pubblicazioni societarie e redige le norme per la
collaborazione dei soci o di collaboratori esterni alle pubblicazioni societarie
(cfr. art. 12, punto i).
TITOLO V
(Disposizioni generali)
ART. 22
(Scioglimento dell’Associazione)
Sullo scioglimento dell’Associazione, comunque si giunga
a tale decisione, è competente soltanto l’Assemblea dei soci, che
deve essere convocata su proposta del Consiglio Direttivo o da almeno un
quarto dei soci aventi diritto al voto.
Per lo scioglimento dell’Associazione è necessario
l’assenso della maggioranza assoluta degli aventi diritto al voto (art.
3).
A seguito della decisione dello scioglimento dell’Associazione,
l’Assemblea dei soci, procederà alla nomina di uno o più
liquidatori e detterà la norma per la liquidazione.
In tal caso il patrimonio residuo, dedotta ogni passività,
verrà obbligatoriamente devoluto ad altre Associazioni con finalità
analoghe o ai fini di pubblica utilità, sentito l’organismo di controllo
di cui all’art. 3, comma 190, della Legge 23 dicembre 1996, n. 662 e salvo
diversa destinazione imposte dalla Legge.
ART. 23
(Modifiche dello Statuto)
Modifiche al presente Statuto possono essere richieste da:
1) almeno un terzo dei soci aventi diritto al voto;
2) la maggioranza assoluta del Consiglio Direttivo.
Le modifiche richieste, circostanziate e motivate per
iscritto, sono sottoposte all’Assemblea dei soci. Per la loro attuazione
è necessaria la maggioranza qualificata dei due terzi dei presenti
o rappresentanti in un Assemblea regolarmente costituita.
ART. 24
(Regolamento)
Il Regolamento di attuazione
del presente Statuto è approvato dall’Assemblea dell’Aida, su proposta
del Consiglio Direttivo e con la maggioranza qualificata prevista dall’art.
22.
ART. 25
Per quanto non è previsto dal presente Statuto sono
applicabili le norme di legge in materia di Associazioni private.
Last modified 2003-03-26